ТИХВИНСКОЕ ГОРОДСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ
ТИХВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
(АДМИНИСТРАЦИЯ ТИХВИНСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
07 августа 2006 г. 02-112-ра
от __________________________ № _________
|
О создании экспертной комиссии и создании архива |
21,1600
1. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов:
1.1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию Администрации Тихвинского городского поселения в следующем составе:
Председатель комиссии:
Кораблева Нина Павловна - заведующий канцелярией
Секретарь комиссии:
Заговорина Нина Михайловна - главный специалист канцелярии
Члены комиссии:
Капитонова О.А. -ведущий специалист отдела экономики
Курганова М.Н. - ведущий специалист отдела
потребительского рынка
Степанова Е.А. - главный специалист отдела бухгалтерского
учета и отчетности.
1.2. Утвердить и ввести в действие Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Администрации Тихвинского городского поселения (приложение №1).
2. В целях обеспечения сохранности и учета образующихся в деятельности Администрации документов, их использования, упорядочения и подготовки к передаче на постоянное хранение утвердить Положение об архиве Администрации Тихвинского городского поселения (приложение №2).
3. Ответственным за архив и делопроизводство назначить заведующего канцелярией Кораблеву Н.П.
Глава администрации К.Б. Полнов
Н.П. Кораблева,
78050
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Главы администрации
Тихвинского городского поселения
от 07 августа 2006 г. №02-112-ра
(Приложение №1)
ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной комиссии
Администрации Тихвинского городского поселения
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке их к передаче на хранение, выделение к уничтожению документов, образующихся в деятельности администрации.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при Главе администрации.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Главой администрации. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с муниципальным учреждением “Тихвинский районный архив”.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется настоящим Положением, Основными правилами работы архивов, Перечнем типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, другими нормативно-методическими документами.
1.4. Персональный состав ЭК назначается распоряжением Главы администрации.
1.5. Положение об ЭК согласовывается с муниципальным учреждением “Тихвинский районный архив”, утверждается и вводится в действие распоряжением Главы администрации.
2. Основные задачи
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов Администрации для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Администрации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.
3.3. Рассматривает, согласовывает и представляет:
3.3.1. на утверждение ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области, а затем на утверждение Главы администрации
- описи дел постоянного хранения;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
3.3.2. на согласование ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области, а затем на утверждение Главы администрации
- описи дел по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
3.3.3. на согласование экспертно-проверочной комиссии муниципального учреждения “Тихвинский районный архив”, а затем на утверждение Главе администрации
- сводную номенклатуру дел Администрации.
3.4. Рассматривает предложения и принимает решения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов.
3.5. Проводит для специалистов Администрации консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации специалистам Администрации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от специалистов:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях специалистов Администрации о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов муниципального учреждения «Тихвинский районный архив».
4.5. Информировать Главу администрации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия работает в тесном контакте с Экспертно-проверочной комиссией Муниципального учреждения “Тихвинский районный архив”, получает от нее соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному Главой администрации.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
5.4. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов
ЭК. Право решающего голоса имеет председатель комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов.
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений возлагается на секретаря комиссии.
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Главы администрации
Тихвинского городского поселения
от 07 августа 2006 г. №02-112-ра
(Приложение №2)
Администрации Тихвинского городского поселения
1.
Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле, Основными правилами работы архивов организаций, другими нормативно-методическими документами.
1.2. Положение об архиве утверждается распоряжением Главы администрации Тихвинского городского поселения и согласовывается с муниципальным учреждением “Тихвинский районный архив”.
1.3. Деятельность архива обеспечивает ответственный за архив. Ответственный назначается распоряжением Главы администрации Тихвинского городского поселения.
1.4. В архиве собираются (хранятся) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности Администрации Тихвинского городского поселения. Практическая и научно-историческая ценность документов, подлежащих хранению в архиве, определяется постоянно действующей экспертной комиссией, утверждаемой Главой администрации Тихвинского городского поселения.
1.5. Ответственный за архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 27 октября 2004 года № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, Основными правилами работы архивов организаций, правовой базой в области документационного обеспечения управления, номенклатурой дел, настоящим Положением и другими нормативными актами.
2. Основные задачи и функции работы архива
2.1. Основными задачами работы архива являются:
- комплектование архива документами;
- учет и обеспечение сохранности документов;
- создание научно-справочного аппарата к документам архива;
- использование хранящихся в архиве документов;
- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в муниципальное учреждение “Тихвинский районный архив”, в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России.
2.2. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
2.2.1. Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством упорядоченные документы, образовавшиеся в деятельности Администрации Тихвинского городского поселения.
2.2.2. Ведет учет документов, создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива.
2.2.3. Обеспечивает сохранность принятых в архив документов.
2.2.4. Представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Администрации Тихвинского городского поселения и утверждение ЦЭПМК Архивного Комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
2.2.5. Осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, ведет учет и анализ их использования.
2.2.6. Осуществляет передачу документов на постоянное хранение в муниципальное учреждение “Тихвинский районный архив”.
2.2.7. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел специалистами Администрации, оказывает им методическую и практическую помощь.
2.2.8. Организует работу по составлению номенклатуры дел организации
2.2.9. Информирует Главу администрации о составе и содержании документов архива.
3. Права архива
Ответственный за архив имеет право:
3.1. Контролировать соблюдение специалистами Администрации правил оформления документов и формирования дел.
3.2. Требовать от специалистов Администрации своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.
3.3. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов муниципального учреждения “Тихвинский районный архив”.
4. Ответственность за работу архива
Ответственный за архив совместно с Главой администрации несет ответственность за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов.